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Zertifiziertes Credit Management

Fortsetzung des Beitrags: Mehr Liquidität durch aktives Forderungsmanagement

Bei der Etablierung oder Optimierung des Credit Managements im Unternehmen verdienen Kredit-Prozesse wie Kundenstammdaten, Bonitätsprüfung und -überwachung, Risikoklassifizierung, Keditlimitierung, Zahlungsbedingungen sowie Sicherheiten besonderes Augenmerk. Bei den nachgelagerten Forderungs-Prozessen stehen Aspekte wie Rechnungserstellung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Reklamationsmanagement, Liefersperren, Inkasso sowie die Ausbuchung uneinbringlicher Forderungen im Vordergrund. Jeder einzelne Teilprozess muss so genau definiert werden, dass sich daraus konkrete Handlungsanleitungen für die Mitarbeiter ableiten lassen.

Eine wertvolle Orientierungshilfe zur Organisation, zu den Inhalten und Prozessen bieten die Mindestanforderungen an das Credit Management (MaCM), die vom Bundesverband für Credit Management entwickelt wurden. Sie dienen als unternehmensübergreifender Standard, in dem diejenigen Prozesse und Rahmenbedingungen beschrieben sind, die mindestens erfüllt sein müssen, um Unternehmen wirksam vor Forderungsausfällen und Zahlungsverzögerungen zu schützen. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen lassen sich auf dieser Basis effizient planen, steuern und überwachen. Genau das ist auch bei der international tätigen Dorma-Gruppe in Ennepetal gelungen. „Durch den Aufbau eines proaktiven Kreditmanagements in den letzten Jahren konnten wir die Zahl der Forderungsausfälle und die Forderungslaufzeit senken und damit auch die Liquidität des eigenen Unternehmens steigern“, so Sabine Richter, die beim Weltmarktführer für Türschließtechnik, mobile Raumtrennsysteme und Glasbeschlagtechnik für das Kreditmanagement verantwortlich ist. Die MaCM gliedern sich in die sechs Bereiche Organisation, Mitarbeiter, Steuerung, Prozesse, Systeme und Auditierung. Mit den MaCM werden insbesondere Kriterien für die Prozesse beschrieben. Aber auch für die nötigen Rahmenbedingungen, wie etwa die Organisation des Credit Managements und deren Mitarbeiter, wurden Richtlinien erarbeitet. Die Anforderungen der MaCM eignen sich sowohl für Unternehmen, die erstmals ein Credit Management einführen wollen, als auch für Unternehmen, die ihre Standards optimieren möchten. Naturgemäß sind die MaCM allgemein gehalten und müssen hinsichtlich ihrer Übertragbarkeit auf die branchenspezifische und individuelle Unternehmenssituation in jedem einzelnen Punkt hinterfragt werden. Bei Dorma wurden im Verlauf dieser Entwicklung sämtliche Prozesse im Zyklus eines Kunden geprüft und optimiert. So wurden etwa Standards für die Kundenneuanlage oder die Zahlungsverfolgung etabliert. Alle Standards wurden in einer Credit Policy festgeschrieben, die sich an den MaCM orientiert. Diese Credit Policy wurde allen betroffenen Mitarbeitern ausgehändigt und im Intranet veröffentlicht.
 

Outsourcing von Inkasso-Prozessen

Ein professionelles Credit Management trägt dazu bei, dass das Forderungsausfallrisiko sinkt. Gleichzeitig steigt die Qualität der offenen Forderungen – und damit die Realisierungsaussichten – durch die dem Geschäftsabschluss vorgeschalteten Prüfmechanismen. Bleiben Rechnungen trotz aller internen Bemühungen im Forderungsmanagement unbezahlt, regeln die MaCM auch die Übergabe der Forderung an einen externen Inkasso-Dienstleister. Dabei ist vor allem sicherzustellen, dass die Schuldner auch tatsächlich in Verzug geraten sind. Ab diesem Moment gilt es zügig zu handeln. „Die Realisierungsaussichten werden mit fortschreitendem Forderungsalter kontinuierlich geringer. Und parallel dazu steigen die Kosten des Forderungseinzuges“, sagt Udo Brückner von Creditreform. So zeigen Auswertungen, dass Gläubiger ab der dritten Mahnung kaum noch Erfolge verzeichnen. Daher sollte der richtige Zeitpunkt für die Übergabe der Forderung an einen externen Inkasso-Partner nicht verpasst werden. Den Unternehmen kommt dabei der so genannte Third-Party-Effekt zu Gute. Denn die Einschaltung eines externen Dritten führt auf Seiten des Schuldners regelmäßig zu einer erhöhten Zahlungsbereitschaft, die Außenstandsdauer sinkt. Die im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen organisierten Unternehmen – das sind 540 der insgesamt 700 in Deutschland tätigen Inkasso-Anbieter – realisieren aktuell Forderungen von einer halben Million Auftraggebern mit einem Volumen von rund 22 Milliarden Euro. Jährlich knapp vier Milliarden Euro werden dem Wirtschaftskreislauf durch die Arbeit der Inkasso-Unternehmen wieder zugeführt.
 

Auditierung wirkt nach innen, Zertifizierung nach außen

Der TÜV Rheinland hat auf Basis der MaCM ein Auditierungs- und Zertifizierungsverfahren entwickelt, das die Unternehmen bei der Einführung und Weiterentwicklung des Credit Managements unterstützt. Damit besteht für interessierte Unternehmen die Möglichkeit, sich durch eine anerkannte und neutrale Institution bestätigen zu lassen, dass ein angemessenes und wirkungsvolles Credit Management betrieben wird. Auch Dorma hat das Verfahren erfolgreich durchlaufen und wurde Anfang 2011 zertifiziert. Dazu Sabine Richter: „Bei der Zusammenarbeit von Vertrieb und Kreditmanagement kommt es immer wieder zu Interessenskonflikten. Die externe Auditierung bietet uns die Möglichkeit, unsere Prozesse im Vergleich mit den Besten bestätigen zu lassen und die Kommunikation für die Prozessbeteiligten zu optimieren.“ Ein weiterer Vorteil, so Richter weiter, liege in der Prozessbetrachtung durch nicht Prozessbeteiligte und damit in der Identifikation von weiteren Verbesserungspotenzialen. „Das TÜV-Zertifikat wirkt nach innen und nach außen. Für die kontinuierliche Verbesserung erfolgt die Auditierung anhand von Stichproben in allen am Credit Management-Prozess beteiligten Unternehmensbereichen. Aufgrund des externen Blickwinkels durch TÜV Rheinland werden Potenziale ermittelt, die mit der Optimierung der Liquidität und der Reduzierung der Forderungsausfallrisiken einen wesentlichen Beitrag für den Geschäftserfolg leisten", so Horst Döller, Produktmanager von TÜV Rheinland und selbst Certified Credit Manager. Ebenso bedeutsam sei, so Döller weiter, die positive Außenwirkung des Zertifikats auf Geschäftspartner und andere Interessengruppen. So schätzen Banken, Auskunfteien, Rating- und oder Factoring-Gesellschaften, Warenkreditversicherer sowie Wirtschaftsprüfer die Zertifizierung als Voraussetzung für eine sichere und qualifizierte Geschäftsbeziehung und stellen diesen Unternehmen bessere Konditionen, Bewertungen oder vorteilhaftere Vertragsgestaltungen in Aussicht bzw. bieten diese konkret an. Zertifiziertes Credit Management ist aktives Working Capital Management und trägt dazu bei, Teile der in den Unternehmen gebundenen Liquidität für die Innenfinanzierung nutzbar zu machen.

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