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Unbezahlte Rechnungen: Viele Firmen sind zu blauäugig

Christian Wolfram, geschäftsführender Gesellschafter der Creditreform Berlin Wolfram KG, spricht in dem vorliegenden Interview über Zahlungsmoral, Forderungsmanagement und den Service der Creditreform für den Mittelstand.   

Herr Wolfram, Creditreform meldete jüngst einen Rückgang der Unternehmensinsolvenzzahlen in Deutschland. Ebbt die Pleitewelle nun endlich ab?

Nein, von einer echten Entspannung in der Insolvenzstatistik kann noch keine Rede sein. Der Rückgang in diesem Jahr erfolgte ja auf einem hohen Niveau. Außerdem bezieht er sich nur auf die Unternehmensinsolvenzen. Die Verbraucherinsolvenzen haben dagegen in Folge zugenommen.

Worin sehen Sie die Ursachen für diesen Anstieg?

Auf der einen Seite ist natürlich die Überschuldung der Privathaushalte stark angestiegen. Auf der anderen Seite haben sich aber auch die Rahmenbedingungen für eine Verbraucherinsolvenz geändert. So wurden zum Beispiel die Schuldnerberatungsangebote erheblich ausgebaut, ohne deren Hilfe die meisten privaten Schuldner gar nicht in der Lage wären, ein Insolvenzverfahren einzuleiten. Infolgedessen trauen sich immer mehr Privatpersonen in das Verbraucherinsolvenzverfahren hinein.

Bekommen auch die Unternehmen diesen Trend zu spüren?

Die Entwicklung ist durchaus besorgniserregend, denn auch die Zahl der so genannten Nulllösungen bei den Verbraucherinsolvenzen nimmt zu. Das bedeutet, dass die Unternehmer immer häufiger ihre Forderungen gänzlich abschreiben müssen.

Welche Unternehmen trifft dies vor allem? Davon sind in erster Linie natürlich größere Unternehmen im Versandhandel, bei den Energieversorgern und den Telefongesellschaften betroffen, die ihre Geschäfte direkt mit dem Endverbraucher abwickeln. Aber auch viele kleinere klassische Einzelhändler und Hersteller setzen ja inzwischen immer mehr auf einen Direktverkauf an den Konsumenten, vor allem über Internetshops. Und bleiben am Ende ebenso auf ihren Rechnungen sitzen? Zumindest stellen wir fest, dass viele Unternehmen bei dem Wunsch, via Internet den Umsatz zu steigern, ziemlich blauäugig vorgehen. Da werden die einfachsten Vorsichtsmaßnahmen wie etwa eine ordentliche Adressprüfung außer Acht gelassen. Viele Zahlungsausfälle könnten vermieden werden, wenn auch kleinere Unternehmen ein professionelles Forderungsmanagement betreiben würden.

Welche typischen Fehler beobachten Sie im Umgang der Unternehmen mit ihren Kunden?

Der Königsweg, um Zahlungsausfälle von vornherein zu minimieren, besteht in einer Mischung aus sorgfältiger Vorsorge und einem straffen Forderungsmanagement. Viele Fehler werden aber schon vor Vertragsabschluss begangen. Da wird der Vertragspartner nicht ordentlich überprüft, ja oft nicht einmal dessen Firmierung korrekt aufgenommen. Diese laxe Handhabung, beispielsweise bei der Auftragsannahme am Telefon, rächt sich später, wenn die Mahnung nicht richtig adressiert werden kann. Außerdem bleiben viele mögliche Informationsquellen über die Zahlungsfähigkeit des Kunden ungenutzt, beispielsweise die Erkenntnisse des eigenen Außendienstes, der ja den regelmäßigen persönlichen Kontakt mit dem Kunden pflegt.

Welche Vorsichtsmaßnahmen sind denn aus Ihrer Sicht vor Abschluss eines Vertrages unerlässlich?

Als Grundregel gilt: Bei Aufträgen, die für das Unternehmen ein für die eigene Liquidität relevantes Volumen haben, muss vor Vertragsabschluss immer eine äußerst sorgfältige Prüfung des Kunden erfolgen.

Für die es in kleineren Unternehmen aber meist an ausreichenden Kapazitäten mangelt?

Wer die Bonitätsprüfung nicht aus eigener Hand leisten kann, sollte auf das Angebot eines externen Dienstleisters zurückgreifen. Creditreform beispielsweise verwaltet die weltweit größte Firmendatenbank über deutsche Unternehmen, die auch für eine kurzfristige Bonitätsprüfung des Kunden in Anspruch genommen werden kann.

Woraus speisen sich die Informationen in Ihrer Datenbank?

Wir führen einen so genannten ZaC-Pool. ZaC-Pool steht für Creditreform Zahlungserfahrungspool. Neben Schuldnerdaten aus den öffentlich zugänglichen Quellen speisen wir in diesen Pool vor allem Rückmeldungen unserer Mitglieder ein, die uns regelmäßig Informationen über das Zahlungsverhalten ihrer Kunden liefern. Das endgültige Bonitätsurteil erstellt dann bei uns im Haus immer ein dafür geschulter Rechercheur auf Basis der vorliegenden Daten.

Worin unterscheiden Sie sich von Ihren Wettbewerbern?

Ein spezieller Vorteil unserer Datenbank liegt sicher darin, dass unter unseren Mitgliedern nahezu alle Branchen vertreten sind. Wir greifen also beispielsweise nicht nur auf die Daten von Banken und Versandhändlern zurück. Dieses breite Spektrum an Informationen ist wichtig. Viele Unternehmer pflegen ja etwa ihre Beziehung zu den Banken auch dann noch, wenn sie ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen schon nicht mehr nachkommen können.

Wenn trotz aller Vorsorgemaßnahmen ein Kunde in Zahlungsverzug geraten ist, welche Empfehlung geben Sie kleineren Unternehmen für das Inkasso?

Wir beobachten leider immer wieder dieselben Missstände im Forderungsmanagement kleinerer Betriebe. Bestellungen und Aufträge sollten zunächst einmal stets schriftlich vorliegen. Regel Nummer eins für die Erstellung der Rechnung ist, dass diese zeitnah zur Leistung geschrieben wird. Bei größeren Aufträgen sollten in jedem Fall Teilrechnungen erstellt werden. Und schließlich ist der Kunde durch die Angabe eines konkreten Zahlungsdatums oder durch eine Mahnung schnellstmöglich in Verzug zu setzen. Die erste Mahnung muss klare Sanktionsandrohungen für den Fall enthalten, dass die Zahlung nicht erfolgt.

Sie raten also davon ab, den säumigen Schuldner mehrmals zu mahnen?

Das bringt nach unserer Erfahrung wenig. Sinnvoller ist es, das Verfahren schnell eskalieren zu lassen und die Androhung umzusetzen. Denn danach sollte der Unternehmer sich nicht mehr weiter persönlich um das Mahnwesen oder eine mögliche Klage kümmern. Die Kosten für diesen persönlichen Einsatz werden ihm ja nicht entlohnt. Dagegen sind Fremdkosten wie die eines Inkasso-Unternehmens teilweise erstattungsfähig, weil der Schuldner den Verzugsschaden – also auch die Gebühren des Inkasso-Unternehmens – zu tragen hat.

Viele kleinere Mittelständler schrecken davor zurück, einen Inkasso-Dienstleister wie Creditreform in eine bisher gut funktionierende Kundenbeziehung einzuschalten, weil sie fürchten, dadurch das Verhältnis zum Kunden nachhaltig zu belasten. Ist diese Sorge berechtigt?

Unserer Erfahrung nach ist es eher von Vorteil, wenn für das Inkasso ein Dritter eingeschaltet wird. Häufig ist das Verhältnis zwischen Gläubigern und Schuldnern emotional stark belastet. Ein neutraler Dritter kann eher vermitteln. Außerdem wissen viele Schuldner natürlich auch, dass sie im Falle des Zahlungsverzuges mit einem negativen Eintrag in die Datenbank von Creditreform rechnen müssen, der ihnen auch bei anderen Geschäften, etwa beim Abschluss von Leasing-Verträgen, zum Nachteil gereichen kann.

Dennoch, ist es manchen Unternehmen nicht unwohl bei dem Gedanken, den Kontakt zum Kunden in die Hände eines Dienstleisters zu legen?

Generell gilt es zwischen Einmalkunden und festen Geschäftspartnern zu unterscheiden. Bei wichtigen Stammkunden ist natürlich auch beim Inkasso Behutsamkeit gefragt. Wir stellen aber auch fest, dass bei vielen Schuldnern durchaus ein Problembewusstsein vorhanden ist und dass diese ein straffes Forderungsmanagement eher als professionelles Geschäftsgebaren werten. Das Mahnverfahren, das Creditreform durchführt, wird zudem stets mit unseren Kunden abgesprochen, der damit Herr des Verfahrens bleibt.

In welchen Fällen übernehmen Sie das Inkasso auch für kleinere Unternehmen?

Wir sind generell für alle Branchen und Unternehmensgrößen offen. Einzige Voraussetzung für ein Inkasso durch Creditreform ist, dass die Rechnungen nicht bestritten werden.

Welche einzelnen Schritte umfasst die Inkasso-Dienstleistung bei Creditreform?

Im äußersten Fall kann das Inkasso-Verfahren das kaufmännische Mahnverfahren, das mögliche Gerichtsverfahren, das wir dann mit unseren Vertragsanwälten durchführen, und anschließende Zwangsvollstreckungsmaßnahmen umfassen. Liegt ein Titel vor, der Schuldner ist aber zahlungsunfähig, können wir zudem im Überwachungsverfahren 30 Jahre lang kontrollieren, ob der Schuldner wieder zu Geld gekommen ist und die Vollstreckung des Titels doch noch möglich ist.

Welche Kosten kommen auf das Unternehmen zu, wenn es sein Inkasso an Creditreform abtritt?

Die Kosten setzen sich aus einer Bearbeitungsgebühr und einer Erfolgsprovision zusammen. Die Bearbeitungsgebühr gehört – wie bereits erwähnt – zum Verzugsschaden und ist vom Schuldner zu zahlen. Das Unternehmen zahlt im Erfolgsfalle eine Provision an Creditreform, deren Höhe sich nach dem Volumen der Forderung richtet. Generell gilt aber: Die Kosten, die für ein Unternehmen anfallen, wenn es eine Bonitätsprüfung durchführen lässt oder das Inkasso-Management an Creditreform abtritt, sind im Vergleich zu dem Schaden, der durch Forderungsausfälle entstehen kann, wirklich gering.

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